業務プロセス改革による生産性向上
業種
デジタルマーケティング
規模
従業員50名
課題
事業拡大に伴い運営案件数が増加する中、人員を増やさずに生産性を向上させる必要があった
成果
1人当たり案件数
246%増
運営案件数
170%増（2022年比）
プロパー人員
5人→1.5人
導入期間
約24ヶ月
プロジェクト概要
事業方針に即した段階的な業務改善により、1人当たりの生産性を246%向上。人員を削減しながら運営案件数を170%増加させた、組織全体の業務プロセス改革事例です。
初期状態（2022年Q4）
組織体制
- プロパー: 5名
- 外部リソース: 2名
- 運営案件数: 基準値（100%）
課題の兆候
- 属人化が進み、業務プロセスが整理されていない
- 案件ごとに対応方法が異なり、標準化されていない
- 新規メンバーの育成に時間がかかる
- 残業が恒常化し、チームの疲弊が見え始める
段階的改善プロセス
2022年11月：業務改善開始
フェーズ1: 現状分析と課題抽出
- 全業務プロセスの可視化
- ボトルネック特定
- 非効率作業の洗い出し
初期施策
- 業務フロー標準化
- ドキュメント整備
- 優先度付けルール策定
2023年Q4：カスタマーサクセスユニット立ち上げ
組織体制の変更
- プロパー: 6名（+1名）
- 外部リソース: 2名
- 運営案件数: 160%増（2022年比）
主要施策
- 社内管理画面の運用開始
- 案件情報の一元管理
- 進捗の可視化
- データドリブンな意思決定
- CS専門チームの組成
- 役割分担の明確化
- 専門性の向上
- ナレッジ共有の促進
成果
- 案件処理スピード30%向上
- 顧客満足度スコア15pt上昇
2024年Q4：最適化フェーズ
組織体制の最適化
- プロパー: 1.5名（▲4.5名）
- 外部リソース: 2名
- 運営案件数: 170%増（2022年比）
1人当たり案件数: 2023年比246%増
実施した施策
- 業務自動化の徹底
- レポーティング自動化
- データ入力作業の削減
- 定型業務のシステム化
- プロセスの極限までの効率化
- 無駄な会議・報告の削減
- 意思決定フローの簡素化
- テンプレート・チェックリスト活用
- 外部リソース活用の最適化
- コア業務と非コア業務の明確な切り分け
- 外部パートナーとのシームレスな連携
- ナレッジベースの整備
成果
定量的効果
| 指標 | 2022年Q4 | 2023年Q4 | 2024年Q4 | 改善率 |
|---|---|---|---|---|
| 運営案件数 | 100% | 160% | 170% | +70% |
| プロパー人員 | 5名 | 6名 | 1.5名 | ▲70% |
| 外部リソース | 2名 | 2名 | 2名 | - |
| 1人当たり案件数 | 基準値 | - | 246%増 | +146% |
経済効果
人件費削減
- プロパー4.5名分の人件費削減
- 年間約2,700万円のコスト削減（1名600万円換算）
売上への貢献
- 案件数170%増により売上も大幅増加
- 少人数で高収益体質への転換
ROI
- 投資: 業務改善・システム開発費用 約500万円
- 年間効果: 約2,700万円
- ROI: 540%
定性的効果
組織文化の変革
- データドリブンな意思決定の定着
- 継続的改善マインドの醸成
- 無駄を許さない文化の形成
従業員満足度の向上
- 単純作業からの解放
- クリエイティブな業務への集中
- ワークライフバランスの改善
事業の持続可能性向上
- スケーラブルなビジネスモデル確立
- 人員依存度の低減
- 急激な事業拡大への対応力
成功の鍵
1. 段階的アプローチ
一度にすべてを変えるのではなく、24ヶ月かけて段階的に改善。各フェーズで成果を確認しながら次のステップへ。
2. 現場を巻き込んだ改善
トップダウンではなく、現場メンバーと一緒に課題を特定し、解決策を考える collaborative なアプローチ。
3. データに基づく意思決定
感覚ではなく、数値で効果を測定。KPIを設定し、定期的にモニタリング。
4. 技術投資の戦略的活用
ROIを重視し、投資回収期間の短い施策から優先的に実施。
5. 組織構造の柔軟な見直し
業務プロセスの変化に合わせて、組織体制も大胆に変更。
実施した具体的施策（抜粋）
- レポーティング自動化: 月20時間削減
- API連携開発: 月13時間削減
- ナレッジベース構築: 問い合わせ対応時間50%削減
- 社内ツール開発: 案件管理工数60%削減
- 業務フロー標準化: 新人育成期間を3ヶ月→1ヶ月に短縮
プロジェクトタイムライン
2022年11月: 業務改善開始
↓
2023年Q1-Q2: 基盤整備
↓
2023年Q3: CSユニット立ち上げ
↓
2023年Q4: 社内管理画面リリース
↓
2024年Q1-Q2: 自動化推進
↓
2024年Q3-Q4: 最適化・効率化
お客様の声
「最初は『人を減らして案件を増やす』なんて無理だと思っていました。しかし、段階的に業務を見直し、自動化を進めることで、不可能が可能になりました。今では少数精鋭のチームで、以前の倍以上の案件をこなせています。」
— 事業責任者
「単純作業から解放され、本当に価値のある業務に集中できるようになりました。残業も減り、仕事の質が格段に上がっています。」
— チームリーダー
応用可能性
この改善アプローチは以下のような組織でも有効です：
- 急成長中のスタートアップ（人員増加のペースを抑えたい）
- コスト削減が求められる企業（利益率改善）
- 属人化が進んでいる組織（標準化・効率化）
- スケールの壁に直面している企業（生産性向上）
導入をご検討の方へ
組織全体の業務プロセス改革は、長期的な視点と段階的なアプローチが重要です。まずは無料相談にて、貴社の現状と目指す姿をお聞かせください。
最適なロードマップをご提案します。